99 Wege- #2: Wir feiern, du bekommst die Geschenke

Deine Geschenk: Die ultimative Checkliste für die Vorbereitung deines Jubiläumsjahres. 

Ein Firmenjubiläum ist einer der schönsten Anlässe, neue Kontakte zu knüpfen, Bestandskunden zu beschenken und wertschätzend bei Veranstaltungen für Stakeholder Begeisterung auszulösen.

Es symbolisiert die Beständigkeit, den Erfolg und die Zukunftsvision des Unternehmens. 

Doch wie kann man diesen besonderen Anlass in ein unvergessliches Ereignis verwandeln, das Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner gleichermaßen begeistert? 

Die Organisation eines solchen Jubiläums erfordert eine besondere Kunst. Es geht nicht nur darum, eine Party zu veranstalten, sondern darum, eine Geschichte zu erzählen, die Marke zu feiern und eine Verbindung zu den Menschen herzustellen, die zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben. 

Diese Checkliste bereitet dich perfekt für das Jubiläumsjahr vor. Die Folge - kein Stress und viel Spaß bei der Vorbereitung und Durchführung. Solltest du dafür Hilfe benötigen, melde dich gerne bei mir!

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Die ultimative Checkliste für die Vorbereitung eines Jubiläumsjahres

1. Frühzeitige Planung

Warum? Um sicherzustellen, dass genügend Zeit für die Organisation und Koordination aller Aspekte des Jubiläums zur Verfügung steht.

Wer ist beteiligt? Stelle dein Projektteam zusammen und bestimme Teilprojektleiter. Du kannst nicht alles alleine machen. Denke daran, eine Agentur für Teilprojekte zu beauftragen, wenn du selbst nicht über genügend Ressourcen verfügst.

2. Festlegen eines Jubiläums-Claims und Logoedition

Warum? Die Erwartungshaltung, die mit Jubiläen verbunden ist – ähnlich wie bei einem Kindergeburtstag –, weckt positive Emotionen und Neugier. Ein ansprechend gestalteter Claim und eine spezielle Logoedition können Assoziationen mit Freude, Feierlichkeit und Belohnung hervorrufen. Diese emotionalen Verbindungen motivieren Kunden, sich näher mit dem Unternehmen und den Jubiläumsaktivitäten zu beschäftigen. Sie differenzieren das Unternehmen von Wettbewerbern und machen das Jubiläum zu einem bemerkenswerten Ereignis. Aufmerksamkeit ist der erste Schritt im AIDA-Modell (Attention, Interest, Desire, Action), einem klassischen Marketingkonzept, das beschreibt, wie Werbung das Verbraucherverhalten beeinflusst.

Wer? Verorte die Kampagnenplanung und die Kommunikationsmaßnahmen. 

Wie? Manage alle Kundenkontaktpunkte über eine Liste mit einfachen Vorgaben der Markenführung.

Marken und ihre Wahrnehmung hängen von vielen Faktoren ab, die sich gegenseitig beeinflussen! Selbst wenn Sie die Produkte oder Dienstleistungen einer Marke mögen, kann ein einziger schlecht geführter Kontaktpunkt zwischen dem Kunden und einem Mitarbeiter des Unternehmens das Image der Marke beeinträchtigen.

 3. Budgetierung

Warum? Eine realistische Budgetplanung verhindert finanzielle Engpässe und ermöglicht eine angemessene Reserve für unvorhergesehene Ausgaben. Weise den einzelnen Maßnahmen spezifische Budgets zu. Plane im Jahr vor dem Event die vorbereitenden Maßnahmen und im Jahr des Events die ausführenden Maßnahmen.

Wer? Ressourcenplanung: Plane auch personelle und andere Ressourcen ein.

4. Rückblick und Zukunftsplanung

Warum? Ein Jubiläum ist der perfekte Moment, um Erfolge zu feiern, aus der Vergangenheit zu lernen und Visionen für die Zukunft zu entwickeln. Über die Jahre hat sich die Identität einer Marke herauskristallisiert, basierend auf ihren einzigartigen Merkmalen. Diese Kernelemente formen eine Art Persönlichkeit, die nur dieser Marke eigen ist. Diese klare Identität ist besonders wichtig für die Menschen, die die Marke repräsentieren – sei es die Mitarbeiter oder die Markenbotschafter.

Wohin? Eine definierte Marken-DNA ist eine solide Grundlage für zukünftige Entscheidungen und Innovationen. Sie gibt Richtung vor und hilft zu entscheiden, welche Produkte, Dienstleistungen oder Kampagnen zur Marke passen und welche nicht. Dies fördert die langfristige Entwicklung und das Wachstum der Marke, indem es sicherstellt, dass alle neuen Initiativen im Einklang mit dem Kern der Marke stehen.

Kurz gesagt, die klare Definition der Marken-DNA ist entscheidend für die Ausrichtung der strategischen Planung, die Konsistenz der Markenbotschaft und die Stärkung der Kundenbindung – alles Schlüsselelemente für den langfristigen Erfolg einer Marke.

5. Erstellung einer Jubiläumsbroschüre oder -magazin

Warum? Bietet eine bleibende Erinnerung an das Ereignis und die Geschichte des Unternehmens.

Wie? Zeit und Mühe in die Recherche investieren. Storytelling üben und anwenden. Nichts zieht Menschen mehr an als Bilder, die die Vergangenheit vor dem inneren Auge lebendig werden lassen.

6. Launch eines Online-Magazins

Warum? Erweitert die Reichweite und ermöglicht eine interaktive Auseinandersetzung mit der Firmengeschichte. 

Wie? Es können animierte Grafiken eingebaut werden oder auf Videos verlinkt werden. Videos erzählen die Geschichte des Unternehmens auf emotionale Weise und erreichen auch über soziale Medien ein großes Publikum.

Was? Die recherchierten Inhalte der Jubiläumsbroschüre können in einer Zweitverwertung eingesetzt werden.

7. Durchführung einer Imagekampagne und Aktionsangeboten

Warum? Stärkt die Marke und erhöht die Sichtbarkeit des Unternehmens im Jubiläumsjahr. Bringt Kaufabschlüsse und neue Kontakte.

Wie? Erstelle einen detaillierten Aktionsplan mit Zeitplänen für jede Phase der Kampagne. Plane, wann und wie die Angebote eingeführt werden, einschließlich der Vorlaufzeit für Marketing und Produktion.

Was? Jubiläumsrabatte. Jubiläumsboxen oder limitierte Editionen: Führe Sondereditionen von Produkten ein, die nur während des Jubiläumsjahres erhältlich sind.

Jubiläumsgutscheine/-codes.

Treueprogramme: Starte oder erweitere Treueprogramme mit zusätzlichen Vorteilen für das Jubiläumsjahr.

Gewinnspiele und Verlosungen: Organisiere Gewinnspiele mit attraktiven Preisen zur Leadgenerierung.

Kollaborationen: Mit anderen Firmen, die ebenfalls Jubiläum feiern.

Kunden-Geschichten-Kampagnen

Gemeinwohl orientierte Aktion (Spenden, Umwelt, Nachhaltigkeit) u.v.m.

8. Nutzung von Social Media

Warum? Fördert den Dialog mit der Zielgruppe und erhöht die Reichweite der Jubiläumsaktivitäten. Tue Gutes und rede darüber.

Wie? Lege eine Zielgruppe und ein Buget für Ads-Werbung fest. Eigent sich für Leadgenerierung. Verlinke am besten immer auf eine Landingpage (nicht auf die Unternehmenswebseite).

 

9. Einsatz von Fotografie

Warum? Professionelle Fotos dokumentieren das Event und sind essentiell für die Nachberichterstattung und Archivierung. Das nächste Jubiläum kommt bestimmt.

Wie? Beauftrage am besten einen profesionellen Fotografen, der dann eine konsistente Bildsprache anwendet.

10. Höhepunkt: Das oder die Firmenfeiern. Wahl von Zeitpunkt und Ort

Warum? Die rechtzeitige Reservierung des Veranstaltungsortes vermeidet Terminkonflikte und ermöglicht eine bessere Planung. Beachte auch wichtige Ereignisse wie Wahlen, Feiertage, Fußballereignisse o.ä. regionale Anlässe.

Wen? Plane ein Event für deine Kunden, bei dem die Mitarbeitenden mithelfen können und Kunden treffen. Dann auf jeden Fall ein separates Mitarbeiterfest als Dankeschön.

11. Erstellung der Gästeliste

Warum? Eine durchdachte Gästeliste gewährleistet, dass alle relevanten Personen teilnehmen können und fördert das Networking. 

Wen? Denke an alle Gruppen: Mitarbeitende, Geschäftsführung, Führungskräfte, Kunden, Geschäftspartner, Investoren, Finanzpartner, Branchenvertreter, Netzwerkpartner, lokale Gemeinschaft, soziale Partner, Medienvertreter, bei Familienunternehmen: Familie, Ehrengäste, lokale Größen mit Prestige.

12. Versand der Einladungen

Warum? Frühzeitig verschickte Einladungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die wichtigsten Gäste teilnehmen können. Außerdem hilft dir eine frühe Rückmeldung bei der Mengenplanung.

Wie? Frist setzen und um Rückmeldung bitten.

13. Gestaltung des Ambientes

Warum? Eine ansprechende Dekoration und ein stimmiges Thema tragen maßgeblich zur Atmosphäre und zum Erfolg der Veranstaltung bei. Markenkonsistenz beachten.

14. Programmplanung

Warum? Ein abwechslungsreiches Programm sorgt für Unterhaltung und macht das Event für alle Teilnehmenden zu einem unvergesslichen Erlebnis. Du hast in der Hand, ob deine Veranstaltung Begeisterung oder ein Gähnen auslöst. Hole dir Profis, die dich hierbei unterstützen.

Wie? Begrenze auf jeden Fall die Redezeiten von Geschäftsführern, Politikern und ähnlichen. Bitte sie, nur ein kurzes Grußwort zu halten. Bestimme maximal einen Hauptredner, der es schafft, Impulse zu setzen.

15. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Warum? Gezielte Pressearbeit fördert das öffentliche Interesse und kann das Image des Unternehmens positiv beeinflussen. Es fördert die Markenbekannheit und die Reputation. Außerdem hilft es, das Netzwerk zu Redaktionen zu pflegen und auszubauen.

16. Entwicklung einer einfachen Jubiläumswebsite

Warum? Bündelt alle Informationen und Aktivitäten rund um das Jubiläum und dient als zentrale Anlaufstelle für Interessierte. Feedbackmechanismen einrichten, etwa die Anmeldung zum Jubiläumsevent. 

Wie? Virtuelles Gästebuch: Rückmeldungen von Teilnehmern und Beteiligten sammeln. Dies kann wertvolle Einsichten für zukünftige Veranstaltungen liefern und zeigt, dass ihr Wert auf die Meinungen und Erfahrungen eurer Gäste legt.

17. Gemeinwohl und Nachhaltigkeit berücksichtigen

Warum? Eine umweltbewusste Gestaltung des Events zeigt soziale Verantwortung und kann positiv auf das Image des Unternehmens abstrahlen. Überlegt euch, wie ihr Abfall reduzieren, regionale Anbieter bevorzugen und CO2-Emissionen minimieren könnt. In der Aktionsplanung kann eine Spendenaktion vorgesehen werden.

18. Sicherheitskonzepte erstellen

Warum? Die Sicherheit der Gäste hat oberste Priorität. Je nach Größe und Art des Events können Sicherheitsmaßnahmen wie Notfallpläne, Sicherheitspersonal und gesundheitliche Vorsorgemaßnahmen notwendig sein. Auch hier rate ich dringend, Experten damit zu beauftragen.

19. Catering planen

Warum? Essen und Trinken sind wesentliche Bestandteile eines jeden Events. Die Auswahl sollte die Präferenzen und eventuellen diätetischen Einschränkungen der Gäste berücksichtigen.

Denn: Liebe geht immer auch durch den Magen.

20. Personalplanung

Warum? Stellt sicher, dass genügend und qualifiziertes Personal für die Durchführung des Events, wie Servicemitarbeiter, Techniker und Sicherheitskräfte, zur Verfügung steht. Begeistert eure Mitarbeitende, sich einzubringen und mit Kunden Kontakt zu halten.

21. Erinnerungsgeschenke

Warum? Kleine Geschenke oder Souvenirs können die Bindung zu den Gästen stärken und dafür sorgen, dass die Veranstaltung in positiver Erinnerung bleibt.

Was? Denke auch hier nachhaltig und mit Bezug zu deinem Unternehmen. Das kann etwas Regionales sein oder auch eine Miniaturausgabe einer limitierten Auflage.

22. Dank aussprechen

Warum? Vergesst nicht, euch bei allen Beteiligten, von den Mitarbeitern, Agenturen, Dienstleistern bis zu den Gästen, zu bedanken. Dies kann persönlich, über soziale Medien oder durch Dankeskarten geschehen.

Wem? Allen, Danken kann man nie genug.

23. Erfolgsmessung

Warum? Legt Kriterien fest, anhand derer ihr den Erfolg des Jubiläums bewerten könnt, z.B. durch Teilnehmerzahlen, Medienberichte oder das Feedback der Gäste, Verkaufszahlen, Anzahl neu generierter Adressen, neue Follower, neue Newsletter-Abonnenten, Website-Besucher...

24. Follow-up

Warum? Ein Follow-up nach der Veranstaltung hilft, die Beziehung zu den Teilnehmern aufrechtzuerhalten und kann eine Brücke zu zukünftigen Veranstaltungen oder Geschäftsmöglichkeiten schlagen. Denn: nach jedem Jubiläum ist vor jedem Jubiläum!

Fehlt euch etwas? Dann schreib mir gerne! info@sabine-schilling.de

Hier könnt ihr auch eine druckfähige Version der ultimativen Checkliste zur Vorbereitung eurer Jubiläumsfeier kostenlos anfordern (Klick auf das Bild):